大手キー局であるテレビ朝日様には、本社移転・地上波デジタル対応を契機とした情報システム基盤の再構築にあたり、新たな情報共有の手段として「Alternax®」をご導入いただきました。導入から2年を経過し、すでにテレビ朝日本社・グループ会社・系列局を超える約4500のユーザ様が利用しており、その快適な操作性と確実な情報共有、さらに柔軟な拡張性から、テレビ朝日様における今後の情報化・業務革新に新たな展望を拓くツールとして期待されています。
「キー局」は、常時膨大な量のコンテンツをグローバルかつダイナミックに企画・製作・流通させるメディアビジネスの最前線です。そして続々と創出されるコンテンツには、多岐にわたる工程毎に様々な内外のスタッフがかかわり、本社だけでなく、場所を越え、組織を越え、時には国境を飛び越えての水平分業や他社とのコラボレーション、そして様々な契約形態の個人をも組み込んだ広大な情報交換と業務連携が展開します。
また、スピード優先で朝令暮改があたりまえの業界でもあり、日常社内・社外を意識せず活用される電話やFAX、バイク便と並んでメールは外部との情報交換・業務連携の重要なコラボレーション基盤となっていました。
大手キー局のテレビ朝日では、地上波デジタル放送の開始にあわせた六本木ヒルズの新社屋へ移転を機に、全社規模でのIT基盤と業務フローの再構築を推進しました。このプロジェクトを担当したスタッフたちの目標は、社内だけにとどまらず、外部のスタッフにおいても「誰もが、必要な情報をそれぞれ入手し、いつでも活用し、業務を自己完結できるワークスタイル」の実現でした。
「すべては行き着くところメッセージだと思います。自分以外の誰かに”これ知っていますか？”、”これやってくれませんか？”と伝えること。社内か社外かはあまり関係なく、むしろ個人に最適化されていることが重要。そして相手から返事が戻ってくればワークフローになるように、メッセージングはバラバラでなく統合されDB化されていたほうが使いやすい。そう考えると今はインターネットメールが一番近い位置にあるけれども、たぶん理想形を実現する技術はメールではない。」
その思惑と合致したのがAlternax®。「業務における情報をWeb化し、組織の枠をも超えて共有できる」というコンセプトから製品が生まれたばかりでしたが、2001年12月にまず情報システム部が数十社の外注先との検討に試用したところ好評。翌年5月には正式に導入が決定しました。
2003年にテレビ朝日は新社屋へと移転。その後も同社ではIT基盤の整備が積極的に進められています。
Alternax®は短期間にバージョンアップを重ね、2004年1月には同社のインターワークフローの基盤システムとしても活用領域を拡張しました。USBデバイスによるPKIにも対応し、テレビ朝日の社員も利用し、グループ全体や提携企業や系列局、取引先を含め、今や4,500名以上をユーザとするコラボレーション基盤としてデジタルワークプレイスは進展しようとしています。
「メールひとつとっても、従来のそれで情報を共有できていると思うのは大いなる誤解だと思いますね」と語るのは上田氏。業務革新へとつながる「真の情報共有」とは、単にファイルの置場があり、メッセージを相互に受け渡しだけできればいいのではないと言います。
「理想的には、ツールを使ってファイルやメッセージを共有・交換するなかで、汎用的に誰からでもメッセージングをプロセス化してワークフロー（＝業務システム）を自由に構築できること。それであらゆる現場の社員が自発的に日々の業務の効率化や、新しい業務に次々に対応できる自己完結型の仕組みでなくては、状況の変化にはダイナミックに対応できないのです」（上田氏 談）
そのためには徹底したモジュールの標準化が必要になるというのが上田氏の考えです。全体の構造と操作性は極めてシンプルに、しかもスピーディな拡張性も持ち合わせたものでなくてはドラスティックに展開する放送業界における情報共有のプラットフォームとはなりません。
「そこで私たちが考えるオープンな思想での情報共有、というイメージに一番近かったのがAlternax®。オレガディール社はよく頑張ってくれて機能も増え、操作性もかなりよくなってきました。今後もその調子で、ユーザの使いやすさにおいてもメールソフトや掲示板を超えるツールを目指してもらいたい。そうしないとインテグレートはできませんからね。」と上田氏は期待を寄せます。
実際にAlternax®の運用・企画にあたっている総合システム部の西尾浩太郎氏は、「相手が自分の送った情報を確認したことが未読・既読状態として把握できるので、情報が確実に伝達され、共有されていることが実感できる。プロジェクト管理でもスレッドをたどれば、時系列でこれまでの工程が見える。これは他のシステムに比べて、設計思想という点で本質的なところを突いていると思います。業務アプリケーションを作り上げていくのにもマッチしていますね。申請書などのワークフロー、業務フロー図も簡単に落とし込めて、システムの上にただ乗っかっていればいいという感じです。しかも使っているとイメージが広がって、活用アイデアが次々浮かんできます。もちろん社内だけでなく社外とのコラボレーションでも同様で、これは画期的ですよね。」と彼が実感する Alternax®の利点を語ります。
「当初の期待通りと言えるかもしれませんね。多くのスタッフがこのシステムを当たり前のように使えるようになれば、さらに色々な業務革新の可能性が広がっていくと思いますよ。現在はメールや文書管理、ワークフローといった分野での活用ですが、Alternax®はこれで終わりという概念の枠が元々ないものですから、まだまだ色々な事ができると期待しています。」